Egal ob im Büro oder zuhause – gutes Handwerkszeug ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg im Berufsleben. Dies gilt sowohl für den Schreibtisch als auch für die IT. Wer viel am Computer arbeitet, weiß eine gute Sitzposition und eine gute Büroausstattung zu schätzen. Leider gilt das oft nicht für die verwendete Intranet-Software. Diese ist bei vielen Unternehmen nicht auf der Höhe der Zeit und damit langsam und veraltet. Ein moderner ‚Digital Workplace‘ – die Weiterentwicklung des klassischen Intranets – hebt die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen auf ein ganz neues Level. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren zunehmend von schnellen und automatisierten Prozessen und erfahren, wie einfach und toll interne Unternehmenskommunikation – auch im Home-Office – ablaufen kann.

Digital Workplace – Mehr als nur Chat und NO-E-MAIL

Hört man heute das Wort Intranet, denken viele Mitarbeiter/innen sofort an statische und kaum gepflegte interne Websites mit der Sexyness einer verrosteten Citroën Ente. Intranets gelten als verstaubt und veraltet – zu Unrecht. Moderne Intranets alias ‚Digital Workplaces‘ vereinen eine Vielzahl an Funktionen, welche die Kommunikation im Unternehmen erheblich beschleunigen und vereinfachen. Neben Prozessautomatisierung und Schnittstellen zu Fremdsystemen wie z. B. SAP und Microsoft Office 365 tauschen Mitarbeiter/innen im integrierten ‚Social Intranet‘ alle möglichen Informationen mit Kolleginnen und Kollegen aus. Sie arbeiten gemeinsam an Dateien, besprechen sich in Gruppen zu Themen und pflegen so eine gemeinsame Wissensdatenbank. Die interne Kommunikation wird auch von deutschen Unternehmen zunehmend als entscheidender Faktor für den Wettbewerbserfolg gesehen. Durch die Schaffung von dialog- und zielorientierten Netzwerken im ‚Social Intranet‘ werden Unternehmen reaktionsfähiger, anpassungsfähiger und effizienter. Gerade vor dem Hintergrund von Digitalisierung und Globalisierung wird es immer wichtiger, die unternehmensinternen Wissensressourcen optimal zu nutzen. 

Kein Digital Workplace ohne Social Intranet

Die E-Mail gilt seit Jahren als Produktivitätskiller Nummer eins in Unternehmen. Jede/r Büroangestellte erhält rund 30 E-Mails pro Tag und benötigt allein 30 Minuten, um diese zu lesen. Ein Großteil der E-Mails entfällt dabei auf unnötige CC/BCC-Kopien und reine Informationsweitergabe, um Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzte „im Loop“ zu halten. In Zeiten, in denen sprichwörtlich „Zeit Geld ist“, eine stetig steigende Geldvernichtungsmaschine. Je höher die Mitarbeiter/innen in der Hierarchie stehen, desto mehr E-Mails bekommen sie. Dennoch halten viele Unternehmen bis heute an der E-Mail fest. Ein Fehler!

‚Social Intranets‘ – von vielen kleineren und mittelständischen Unternehmen leider immer noch als Spielzeug der Millenials gesehen – reduzieren die E-Mailflut um bis zu 90 Prozent und haben damit die Chance, die tägliche Arbeit deutlich zu beschleunigen und zu erleichtern.

Die zentralen Funktionen eines ‚Social Intranets‘ sind neben einem ‚Activity Stream‘, in dem alle Informationen individuell und zentral gebündelt werden, vor allem eine schnelle Chat-Funktion und die sogenannten Teamräume. In diesen Gruppen können sich Mitarbeiter/innen themenspezifisch und über Abteilungsgrenzen hinweg austauschen. Durch das Aufbrechen der Abteilungssilos wird Wissen aus allen Bereichen des Unternehmens freigesetzt und kann frei zirkulieren. Gleichzeitig werden so unnötige und zeitraubende Meetings verhindert. Je nach Funktionsumfang des ‚Social Intranets‘ können aus diesen (Projekt-)Gruppen heraus direkt Aufgaben erstellt und zugeteilt werden. Über die Erinnerungsfunktion und die transparente Zuweisung sieht jede/r Mitarbeiter/in sofort, welche Aufgaben noch ausstehen und wo Engpässe drohen.

 „Mobile First“ – auch beim Intranet

Mitarbeiter/innen sind heute durch WhatsApp und Co. eine fortschrittliche Bedienung und einen vollwertigen mobilen Funktionsumfang gewohnt. Untersuchungen haben gezeigt: Wenn Unternehmen ihren Mitarbeiter/innen nicht die entsprechenden Systeme zur Verfügung stellen, suchen sich diese andere Wege zur Kommunikation.

Sogenannte „Schatten-IT“ ist die Folge. Diese unautorisierten Software-Systeme und Apps – allen voran WhatsApp, Dropbox und Co. – stellen ein gravierendes Sicherheitsrisiko für Unternehmen dar. Zum einen, was die DSGVO anbelangt, zum anderen öffnen einige dieser Apps Einfallstore für Hacker und Schadsoftware. Aus diesem Grund muss ein ‚Digital Workplace‘ nahezu alle Funktionen der täglichen Arbeit abdecken und eine hervorragende Bedienbarkeit aufweisen.

Nur so wird dieser von allen Mitarbeiter/innen angenommen und gern genutzt.

Tipps zur Einführung eines ‚Social Intranets‘ in Ihrem Unternehmen

Wichtig ist, dass sowohl auf Seiten der Mitarbeiter/innen als auch auf Seiten des Managements eine positive Einstellung existiert. Das Projekt zur Einführung und späteren Nutzung eines ‚Social Intranets‘ muss klare Priorität und damit auch den finanziellen Rückhalt der Geschäftsführung haben.

  • a.) Recherche

In dieser ersten Phase geht es darum, sich mit den Voraussetzungen von Social Business auseinanderzusetzen und Know-how aufzubauen. Gewähren Sie dem Projekt-Team, das für das ‚Social Intranet‘ zuständig ist, die Freiheit, Dinge auszuprobieren und Demo-Portale zu testen. Wichtig ist jedoch, eine klare Vision zu haben, welche Probleme und Fragestellungen mit einem ‚Social Intranet‘ geklärt bzw. reduziert werden sollen. Wenn es z. B. viele Remote-Worker gibt – also Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Firmengebäudes – und man in Echtzeit mit diesen kommunizieren möchte, die gewählte Lösung aber keine Smartphone-App mit Push-Funktion zur Verfügung stellt, wird die schnelle gegenseitige Erreichbarkeit sehr kompliziert.

  • b.) Definition der Anforderungen

Anhand der Erfahrungen aus der ersten Phase werden erste Definitionen und Anforderungen entwickelt. Identifizieren Sie möglichst viele Enthusiasten, Innovatoren und Early Adopter im Unternehmen. Deren Feedback kann wichtige Impulse für das Projekt-Team liefern. Gleichzeitig können diese Kolleginnen und Kollegen dann beim Rollout als Key-Account User eingesetzt werden. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die eigenen Vorstellungen einer externen Prüfung zu unterziehen und mögliche andere Optionen zu erkunden. Definieren Sie Ziele und Nutzen deutlich.

  • c.) Pilotprojekt

Haben Sie ein konkretes Nutzungsszenario festgelegt, wird dieses in einem Pilotprojekt in einer überschaubaren Gruppe getestet. Je nach Unternehmensgröße sollten 10-20 Teilnehmer/innen aus verschiedenen Unternehmensbereichen und Hierarchiestufen involviert werden. Eventuell kann für das Pilotprojekt eine temporäre Vereinbarung (z. B. durch Mietlizenzen für die gewählte Plattform) getroffen werden, um die Investition in die Technik gering zu halten. Wichtig: Kommunizieren Sie die geplante Einführung des ‚Social Intranets‘ rechtzeitig, regelmäßig und transparent im Unternehmen.

  • d.) Reflektion und Anpassungen

Lernen Sie aus den Erfahrungen bei der Pilotierung und passen Sie gegebenenfalls Ihr Vorgehen und Ihre Strategie an. Auch die Erfahrungen mit der Technik sollten kritisch beleuchtet werden. Nun ist der Zeitpunkt bei der Einführung gekommen, zu dem Ihre Anforderungen sich konkretisieren und Sie sich darüber klarwerden müssen, welche Features später vorhanden sein sollten.

  • e.) Umsetzung und Ausbau

Setzen Sie die Szenarien um, die Sie in der Reflektionsphase definiert haben. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass die Nutzungsszenarien abteilungs- und hierarchieübergreifend sind. Achten Sie auch jetzt noch darauf, ständig Feedback einzuholen. Der Fokus auf die User Experience erfordert eine enge Abstimmung zwischen Nutzer/innen, Entwicklung und der Konzeption. Pilotierung, Reflektion und Umsetzung bilden einen ständigen Kreislauf und können – so ehrlich muss man sein – auch wieder von vorne beginnen.

  • f.) Rollout

Um eine hohe Akzeptanz und Nutzung des ‚Social Intranets‘ zu erreichen, muss die Einführung durch verschiedene Maßnahmen unterstützt werden. Dazu zählen auf der menschlichen Seite Einführungskampagnen, Schulungen, transparente Informationen zur neuen Plattform und auf der technischen Seite gute Usability sowie die Migration aller bisher vorhandenen Daten.

Einführung zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Die Einführung des ‚Social Intranets‘ ist der Start eines nachhaltigen, lernenden Prozesses. Dabei wird die Qualität des konstruktiven, sachlichen Dialogs zum wesentlichen Erfolgsfaktor. Fördern Sie die Interaktion im ‚Social Intranet‘, indem das Management die Benutzung „vorlebt“ oder indem wertvolle Beiträge gewürdigt werden!

  • g.) Key-User

Sogenannte Key-User sind Kolleginnen und Kollegen in einzelnen Abteilungen, die zum einen dem Thema ‚Social Intranet‘ positiv gegenüberstehen und sich zum anderen in den Funktionen der neuen Software sehr gut auskennen. Sie bilden die (psychologische) Speerspitze bei Fragen in den Abteilungen und tragen die Idee in die Abteilungen zurück.

  • h.) Workshops und Schulungen

Eine der goldenen Regeln bei der Einführung eines ‚Social Intranets‘ ist, die Mitarbeiter/innen nach dem Rollout nicht allein zu lassen. Viele ‚Social Intranets‘ scheitern bereits früh nach dem Start wieder, da die Kolleginnen und Kollegen mit der neuen Technik und den Möglichkeiten überfordert sind. Es muss sowohl genug Zeit für Workshops als auch genug „Umgewöhnungszeit“ im Projektmanagment einkalkuliert werden. Workshops und Schulungen vor sowie nach dem Rollout helfen, die Software zu verstehen und in den täglichen Arbeitsprozessen einzusetzen.

  • i.) Redakteure und Community-Manager/innen

‚Social Intranets‘ leben zwar von nutzergenerierten Inhalten, dennoch ist es sinnvoll, Redakteure und Community-Manager/innen zu benennen. Diese kümmern sich sowohl um professionelle Inhalte und den richtigen Umgangston als auch darum, Diskussionen am Leben zu halten. Sie sorgen allgemein dafür, dass das ‚Social Intranet‘ ein Ort der netten und produktiven Begegnung für Kolleginnen und Kollegen ist. Ein Punkt, der gerne im täglichen Arbeitspensum untergeht oder erst ab einer gewissen Unternehmensgröße in Betracht gezogen wird.

  • j.) Konsolidierung der Software

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Viele ‚Social Intranets‘ scheitern daran, dass diese „on top“ – also oft als zusätzliche Software – eingeführt werden. Die Mitarbeiter/innen bekommen neben ihren täglichen Aufgaben und vor allem ihren täglich zu handelnden Kommunikationskanälen noch einen weiteren Kanal aufgebürdet. Darum müssen Kanäle zusammengeführt oder sogar komplett deaktiviert werden. Ein ‚Social Intranet‘ muss eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag bedeuten. Anderenfalls drohen die Mitarbeiter/innen wieder in alte und bekannte (wenn auch schlechtere) Prozesse zurückzufallen.


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