Sich acht Stunden am Stück zu konzentrieren ist nahezu unmöglich. Dennoch möchten wir produktiv sein und unsere Arbeit bestmöglich erledigen, ohne dass uns schwerwiegende Fehler unterlaufen oder wir wichtige Aufgaben vergessen.

An einem Tag im Büro kommen viele unterschiedliche Aufgaben zusammen, diese zu koordinieren und den Überblick nicht zu verlieren oder sich vielleicht sogar durch weniger wichtige Sachen ablenken lassen, ist eine tägliche Herausforderung. Auch das Telefon oder Kollegen können schnell den gut geplanten Tagesauflauf umwerfen. Wie kann also trotz dieser Herausforderung effektiv gearbeitet werden?

Mit Struktur durch den Tag       

Die Basis für einen produktiven Arbeitstag ist eine feste Struktur, an der nur in Ausnahmefällen gerüttelt werden sollte. Einen Masterplan, wie diese Struktur auszusehen habe, gibt es hingegen nicht. Vielmehr sollte jeder für sich einmal festlegen, wann man am Tag am produktivsten ist. Für einige sind das die ersten zwei Stunden im Büro, für andere sind das die Nachmittagsstunden, wenn alle kleinteiligen Aufgaben am Vormittag bewältigt worden sind.

Diese Zeit sollte störungsfrei bleiben. Klingt auf der einen Seite radikal, sobald man diese Zeit aber etabliert hat und sich auch die Kollegen daran halten, kann dieses Zeitfenster effizient und ohne Ablenkung genutzt werden. Unternehmensberater empfehlen diese, nach Möglichkeit 20 Prozent des Tages, um strategischen Überlegungen nachzugehen oder um wichtige Meetings vorzubereiten und den eigenen Standpunkt zu festigen. Dazu gehört ebenso das Smartphone zu meiden und vielleicht für diese Zeit in der Schreibtischschublade zu verstauen.

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Klare Signale setzen

Diese „Quality Time“ zu finden ist besonders im Teambüro oder Open Space Office nicht immer einfach. Akustische Elemente wie Wandpaneele oder akustische Stellwände helfen nicht, wenn trotzdem Kollegen unverhofft vor dem Schreibtisch auftauchen. Hier helfen klare Absprachen oder eindeutige Signale. Einige Unternehmen etwa verwenden ein Ampelsystem, das am jeweiligen Schreibtisch anzeigt, ob der Mitarbeiter gesprächsbereit ist – grün – oder grade in einer konzentrierten Arbeitsphase steckt – rot –, vielleicht aber auch für wichtige Fragen gestört werden darf – gelb.

Da aber nicht jeder über eine Ampel am Schreibtisch verfügt, können auch andere Symbole helfen. Aufgesetzte Kopfhörer, soweit das im Unternehmen gestattet ist, signalisieren den meisten, dass derjenige grad nicht abgelenkt werden möchte. Oder vielleicht ein besonders gutes Album hört, auch dabei sollte nicht unterbrochen werden… Wenn das Unternehmen Home Office anbietet ist dies eine optimale Möglichkeit in gewohnter und ruhiger Umgebung ungestört arbeiten zu können.

Einen Ausgleich in gezielten Pausen finden

Für Unternehmensberater ist neben festgesetzten störungsfreien Phasen auch der Ausgleich in Form von Entspannung wichtig. Nur so kann den ganzen Tag über kontinuierlich etwas geleistet werden. Am besten werden nach bestimmten Arbeitsphasen von ca. zwei Stunden – je nachdem, welchen Aufgaben nachgegangen wird – kurze Pausen eingelegt, die einer komplett anderen Beschäftigung gewidmet sind. Etwa bewusst einen Kaffee trinken,  sich kurz locker mit Kollegen austauschen oder einen interessanten Artikel lesen. Nur durch diesen Ausgleich lassen sich die Energiereserven bestmöglich über den Tag verteilt nutzen.

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Wer nur von einem Termin zum nächsten hetzt, ist meist erschöpft und weniger gut im Thema.  Zwischen den einzelnen Meetings sollten daher mindestens zehn Minuten, besser eine halbe Stunde, liegen, um sich auf die kommenden Gespräche vorbereiten zu können und das letzte Meeting Revue passieren zu lassen. Außerdem ist es wichtig immer wieder zwischendurch Ruhe zu finden und etwas runterzufahren, um danach wieder mit ausreichend Energie die nächsten To-Dos zu bearbeiten.

Was wirklich nötig ist

Wer sich Gedanken über die Struktur des Arbeitstages macht, sollte auch einmal überdenken, ob alle Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch tatsächlich sein müssen. Das Stichwort ‚Lean Management‘ entstammt aus der Automobilproduktion aus den 90er Jahren und stand ursprünglich für eine schlanke Fertigung. Auf den Büroalltag übertragen, kann auch am Schreibtisch darauf geachtet werden, dass Prozesse optimiert werden und die Aufgaben nach den persönlichen Stärken definiert werden, Überflüssiges soll aus den Abläufen verschwinden. Dadurch kann nicht nur schneller und effizienter gearbeitet werden, auch die eigene Zufriedenheit lässt sich so steigern.

Zusammengefasst bedeutet das, feste Zeiträume für bestimmte Tätigkeiten, konzentrierte Phasen im Wechsel mit Entspannung und genügend Zeit für Vor- und Nachbereitung holen das Beste aus dem Arbeitstag heraus. Das ist nicht nur für das Unternehmen wichtig, auch für einen selbst ist das Gefühl am Ende des Tages „gut was geschafft“ zu haben, ist ein nicht zu unterschätzender Faktor für das Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

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