In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit und Ressourcen schonendes Verhalten groß geschrieben werden, taucht auch immer wieder die Idee vom papierlosen Büro auf. Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch, keine schweren Ordner, die in den Schrank gewuchtet werden müssen, dafür alles schnell, leicht und direkt parat.

Ein Büroarbeitsplatz ist heute stets mit einem Rechner ausgestattet. Damit sind alle Voraussetzungen für eine digitale Arbeitsweise erfüllt. An dieser Stelle könnte dieser Artikel über papierfreie Büros eigentlich direkt enden. Wir hätten alle die Möglichkeit Dokumente direkt digital abzurufen, zu bearbeiten und weiter zu versenden. Dennoch haben Studien bewiesen, dass der durchschnittliche Papierverbrauch in den Büros weltweit weiter zunimmt.

Mehr Papier trotz Digitalisierung

Aber wie kommt dieser Trend zustande? Betrachtet man die Gesamtmenge an digitalen Daten und der ausgedruckten Dokumente im Verhältnis zueinander, zeichnet sich durchaus ein Rückgang der ausgedruckten Dokumente ab. Allerdings ist die totale Summe an Ausdrucken aufgrund der wachsenden Datenmenge weiter gestiegen. Zwei Drittel aller Büroangestellten drucken laut Studien weiterhin E-Mails und deren Anhänge, Text-Dateien, Kalkulationen, Präsentationen oder sogar Webseiten weiterhin aus. Dabei hat der Ausdruck oftmals nur eine kurze Lebensdauer und wird etwa nach Meetings oder Abstimmungsrunden direkt in den Papierkorb geworfen.

Vorteile von digitalen Dokumenten

Das Argument, lieber etwas in der Hand zu halten oder dass das Lesen auf Papier wesentlich angenehmer sei, als auf dem Bildschirm, haben wir sicherlich alle schon gehört oder auch schon benutzt. Dabei bietet das papierlose Büro durchaus eine Reihe an Vorteilen, die ebenso beachtet werden sollten. Neben des offensichtlichsten Vorteils – Umweltschutz und die Einsparung von Papier- und Druckkosten – sollte sich auch bewusst gemacht werden, dass digitales Arbeiten sehr viel produktiver und effizienter ist. Zum einen benötigt man nicht extra Zeit für die Abschrift der analogen Dokumente und zum anderen können mehrere Personen oder Teams direkt an einem Projekt und den Dateien unabhängig arbeiten.

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Mehr Platz im Büro und schnelleres Finden

Dazu kommen die extreme Platzersparnis in Schränken und auf dem Schreibtisch und die vereinfachte Suchfunktion nach bestimmten Dokumenten. Einfach im System nach dem Ordner- oder Dokumententitel suchen und der Rechner spukt einem die entsprechenden Suchergebnisse aus. Kein langes Blättern durch überfüllte und verbogene Aktenordner mehr.

Je nach Gerät – Laptop oder Tablet – ist man zudem extrem flexibel und kann überall und jederzeit auf alle abgespeicherten Dokumente zurückgreifen ohne jedes Mal mehrere Kilogramm an Papier mit sich rumzuschleppen. Und natürlich steckt auch im papierlosen Büro ein Wettbewerbsvorteil, der in Zukunft immer wichtiger werden wird.

Was hindert die Umsetzung?

Es wird schnell klar: das papierlose Büro hat viele Vorteile. Für Mensch und Umwelt. Aber woran hakt es dann? Eine große Barriere ist sicherlich die Umstellung. Umgewöhnung fällt zunächst immer schwer und schreckt vor neuen Prozessen ab. Je nach Größe des Unternehmens ist die Umsetzung eines papierlosen Arbeitsalltags mit guter Planung und strukturierter Einführung verbunden. Wichtig ist dabei allerdings, dass die Führungsetage dahinter steht und die digitale Arbeitsweise auch vorlebt.

Eine Möglichkeit wäre zum Beispiel mit dem papierfreien Büro „light“ einzusteigen. So kann sich im Vorfeld Gedanken gemacht werden, ob es nicht bestimmte Bereiche gibt, in denen sich der Einsatz von Papier minimieren lassen könnte. Mit dem papierminimierten Büro kann dann nach und nach immer weiter zum papierfreien Unternehmen hingearbeitet werden.

Wo als erstes ansetzen?

Zunächst sollte in einer Bestandsaufnahme festgehalten werden, welche Bereiche und Abteilungen im Unternehmen wieviel Papier verbrauchen und wie sinnvoll das Einsparen an dieser Stelle tatsächlich ist. Handelt es sich um Bequemlichkeit oder ist das Ausdrucken von Dokumenten hier unumgänglich? Nachdem also der Ist-Zustand definiert wurde, kann daraus ein realistischer Soll-Zustand abgeleitet werden. Erst dann kann eine durchdachte Umsetzung Schritt für Schritt stattfinden.

Gleichzeitig kann das papierfreie Büro schmackhaft gemacht werden, in dem digitale Tools zum Einsatz kommen, die die Arbeit weiterhin erleichtern. Sie dienen als Werkzeug, um produktiver, flexibler und motivierter Arbeiten zu können. Digitale To Do Listen etwa können ansprechend gestaltet sein und zusätzliche Gimmicks, wie Erinnerungen oder Teamfunktionen beinhalten.

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Gute digitale Tools als Anreiz

Auch für die vereinfachte Dokumentenverwaltung, Teamarbeit, Prozesse  oder Notizen gibt es zahlreiche – auch kostenlose Tools, die bei der Digitalisierung helfen. Letztendlich ist es wichtig konsequent zu bleiben. Besonders zu Beginn fällt eine Umstellung zum papierlosen Büro schwer und man fällt leicht in alte Muster. Schnelle und einfach zu bedienende Technik ist dann besonders wichtig. Die Umstellung soll schließlich alles vereinfachen und keinen Frust unter den Mitarbeitern auslösen.

Ist eine Umstellung einmal geschafft, lässt sich Zeitersparnis, erhöhte Produktivität und vor allem eine Einsparung von Kosten beobachten. All diese Vorteile können schnell zum Wettbewerbsvorteil werden, man muss nur durchhalten.

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